電話のベルが鳴り始めたら３コールで出るようにしましょう。早すぎてもいけません。もし取り遅れてしまったら「お待たせいたしました」とお詫びいたしましょう。正常に取ることができたら「はい、○○会社○○課でございます」または、「ありがとうございます、○○会社でございます」と、必ず会社名を名乗りましょう。

お相手の方が名乗ったら「いつもお世話になっております」と言います。もし、お相手の名前が聞き取れなかった場合は必ず詫び、もう一度聞きなおしましょう。再度聞きなおした場合は必ず「ありがとうございます」とお礼を言います。決して相手の名前を曖昧に聞き取らないようにします。取り次ぐ場合に間違えて取り次いでしまうと大変失礼になります。
また、同じ社内の上司からの電話の場合は「お疲れ様です」と言いましょう。よく「ご苦労様です」と言う方がいますが、「ご苦労」と言う言葉は上の人が下の人に使う言葉です。気をつけましょう。

電話の内容は必ずメモを取る習慣を付けるようにしましょう。用件は些細なことでも復唱し、「ご用件（ご伝言）は私、○○が承りました。」と、お相手に伝えておくことで信頼感が増します。

電話を切るのは相手が切ってから切ること。こちらからは決して切らないこと。失礼にあたります。

電話を取り次ぐ時は｢少々お待ちくださいませ」と言いましょう。取り次ぐ相手が不在な場合は「申し訳ございません。あいにく○○は外出（席をはずして）しております。」と電話に出れない理由を述べ、帰社時刻を伝えます。

伝言のみであれば必ずメモを取り、１同様、復唱しましょう。また、相手の方が連絡を取りたがっているのであれば、こちらから帰社後連絡させるよう相手に言いましょう。

苦情の電話はお客様との信頼をより強くする為のチャンスです。決して面倒とは思わず誠実な対応をすることでより大きな信頼関係を作ることができます。まずは謝り、相手が何に対して怒っているのかしっかり聞くように心がけましょう。相手の話が続いている限りはこちらから話を遮断してはいけません。すべてお話していただくことで怒りも少しは収まります。決して相手を否定しないことが相手の怒りを早く鎮める近道です。

苦情を言ってきてくださるお客様は自身の会社を思って言ってきています。最後に必ず「ありがとうございました」とお礼を言いましょう。